关于业内资料编制工作汇报


问:
规范内业资料管理。施工过程中内业资料编制是否及时?如何保证及时性,竣工收尾阶段如何快速归档,以及集中保管的做法和建议。

答:

施工过程中内业编制是否及时?如何保证及时性

及时,施工过程中内页资料编制做到及时跟进现场实际进度,后期竣工验收资料编制能做到与现场施工同步。

保证内业编制及时总结有以下几点

施工过程中资料整理

  1. 保证现场施工情况获取及时

资料的准确性和及时性的前提是现场施工情况能够及时获取,应建立一个施工进度情况汇报的小组、工作群,保证每个工作面的施工情况都有专人汇报每日施工进度,再通过编制资料人员对各个工作面资料进行整理汇总。

  1. 施工过程中资料模板化、流程化

施工前期,根据工程情况、资料归档要求、现场施工情况等方面,提前对施工过程中资料进行模板化、流程化,以便于快速高效地编制工程资料,可有效解决施工过程中工期紧、任务重环境下编制各种施工资料而时间匆促的问题。

  1. 借助软件提高工作效率

施工生产中很多编制资料都是同一个模板,可以在施工前期提前规划好、提前做好模板,必要时,可以借助办公软件辅助,如excel公式、word宏,进行批量处理,可以降低出错率,同时还能避开重复性操作,提高资料编制人员的效率和资料编制的准确率。

如下图,借助excel公式制作工程日报模板,每日仅需输入关键数据即可快速生成日报情况
借助excel公式制作工程日报模板

  1. 资料编制实时跟踪现场施工进度

施工过程中资料,应实时根据现场施工进度进行编制。实时跟进资料编制,一是能够有效记录工程施工的实际情况,体现资料的价值意义;二是减轻后期资料整理的压力,给后期竣工验收资料整理留足时间;三是后期对分部分项资料、单位(子单位)工程资料、竣工资料整理汇总逻辑上不会出现错误,方便后期资料编制有据可查。

  1. 分类规整

编制资料往往不是一个简单的、同类型的资料,面对复杂的资料编制及整理,需要对资料进行分类规整,分类目、分电子文件夹、分实体文件盒、文件柜;类目较多时,同样可以借助思维导图一类软件对结构脉络进行可视化,对于实体文件盒子添上明确、便于区分的标签,保证资料明确可查。

  1. 跟进过程中资料的同时做好台账记录

一个工程项目往往工期周期长,伴随的资料繁多,编制资料的过程中不仅要保证资料的实时跟进,随着时间的累积资料数目也会增多,应在整理的资料文件夹下存有配套的记录台账,台账能够让资料变得一目了然、思路清晰,容易发现资料的完整性与否,及时发现问题,及时解决。

台账应记录必要的关键信息,如序号、具体施工部位、施工里程、浇筑时间、结构类型、备注等等,后期快速查阅、筛选汇总、统计计算、理清脉络有着不容小觑的作用。

竣工收尾阶段如何快速归档,以及集中保管的做法和建议

竣工收尾阶段做到快速归档总结有以下几点:

后期竣工验收资料整理

  1. 施工过程中资料体系完整

后期分部分项、单位(子单位)工程、竣工预验收、竣工验收资料整理主要是在施工过程中资料基础上进行编制及汇总,因此,保证施工过程中资料跟进及时、资料体系完整、脉络清晰,有利于后期资料编制汇总的效率、正确率都会大幅提升,以达到资料及时移交的目的。

后期竣工验收资料整理同样系统地对照档案馆、移交单位等各方要求的目录和编制要求进行梳理、收集即可快速编制,甚至在施工过程中即可编制完成。

2.后期竣工资料提前编制完成

后期竣工资料涉及到多方单位盖章签字,存在一定的流程,需要一定的时间周期,应预留各方单位充分时间,做到资料提前整理完成,按时或提前盖章签字完成,达到移交要求。

3.梳理汇总工程关键信息

后期收尾阶段归档资料常常涉及的是一些工程汇总性的信息,如项目概况、分部分项、子单位工程、单位工程等信息。对一些常用、关键性的工程进行汇总、记录。便于在编制时方便快速查找,从而快速编制。比如,从施工过程中资料的台账中汇总出各个分部分项、子单位、单位工程的施工记录数,最早分部分项施工时间、最晚子单位浇筑时间等等。

后期竣工验收资料很大一部分数据都来自于施工过程中文件的整理归纳,要保证竣工验收资料快速归档的基础在于施工过程中资料编制系统完整、可靠、准确。

资料集中保管的做法及建议

资料整理过程中总结有以下几点:

  1. 按资料分柜、分盒

一个完整的工程项目资料繁多,种类结构复杂,对不同类目的文件大项使用文件柜、文件层分类,细项按文件盒归档保管。对于文件较多的一类资料,设置多个同名文件盒,并将文件盒名称排序。

  1. 资料有序、有台账

单个文件盒的同类文件,长期不变的文件应按序、按台账、按时间排列等方式由上到下依次排列,如技术交底、进度计划、浇筑记录等等。

  1. 电子文件与纸质文件相对应

电子文件与纸质版文件如果情况允许,尽量保证实体文件排列结构、排列方法与电子版中文件一一对应,可以在电子版中台账快速核对文件完整性。文件不在柜时做好台账、做好记录,防止文件缺失。

  1. 电子文件定期备份

电子文件资料记录着整个施工过程,电子文件的损失是不可逆的,对文件定期备份是必不可少的一步,也是降低损失最重要的一步。应使用硬盘、U盘、或网盘对文件进行定期备份。

  1. 纸质文件防水防潮、设锁

纸质文件大部分经过签字盖章,防止文件丢失造成损失,应对纸质文件资料存放位置进行选择,保证纸质材料干燥,做到防水防潮。其次,对文件柜中的资料存放后关闭柜门,并设置门锁。

  1. 资料汇总至一个存储设备

编制资料最好由一人编制,存储至一台电脑上。如果工作强度大,需多人协同完成,建议资料修改完成后统一收集到一个位置,避免出现所有资料不同版本分布在每个人的工作电脑上,后期可能无法判断资料具体哪个版本为最终版本,否则容易出现文件在一台电脑上有,另一个文件在另一台电脑上,出现文件体系不完整的现象。每次修改完成后应存放到同一个位置,或者同步到所有电脑上。条件许可的情况下,可以通过一定的设备和软件、网络资源将所有资料文件统一存放到一个局域网网盘、网盘、存储设备等,保证资料系统文件的完整性。


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